“Kemampuan tersebut harus dimiliki karena pengelolaan Arsip Dinamis harus sesuai dengan sistem yang memenuhi persyaratan, andal, sistematis,utuh, menyeluruh dan sesuai standar prosedur dan kriteria untuk menjaga keotentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip,” Kata Wali Kota Medan dalam sambutan tertulis yang dibacakan Asisten Umum Ferry Ichsan pada pembukaan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis di Fave Hotel, Jalan S Parman, Senin (27/2).
Menurut Bobby Nasution, dengan semakin meningkatnya kegiatan administrasi maka permasalahan kearsipan juga semakin meningkat dan bertambah, sehingga pengelolaan arsip perlu mendapatkan penanganan yang lebih baik lagi karena arsip memiliki peran yang sangat penting dalam penyajian informasi.
“Arsip juga memiliki peran sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan karena arsip merupakan salah satu bahan bukti akuntabilitas kinerja dalam penyelenggaraan administrasi dan sebagai bahan pertanggung jawaban,” sebut Asmum.
Bobby Nasution menilai pertemuan yang digelar Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKDPSDM) tersebut sangat baik. Oleh karena itu setelah pelaksanaan Bimtek ini kemampuan pengelolaan arsip para arsiparis dan pegawai yang menangani arsip harus semakin lebih baik, sehingga penyelenggaraan kearsipan dinamis pada suatu organisasi Pemerintah dapat terwujud secara efektif dan efisien dalam mendukung pemerintahan yang bersih dan berwibawa
“Sebagai arsiparis dan pegawai yang menangani arsip di setiap perangkat daerah di lingkungan Pemko Medan, maka kemampuan dalam pengelolaan arsip yang dinamis haruslah terus dikembangkan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Sehingga akan terwujud penataan arsip yang baik dan benar sesuai kaidah kearsipan,” Ujar Asisten Umum.
Selanjutnya dihadapan yang hadir diantaranya, Kadis Perpustakaan dan Kearsipan kota Medan Adlan Spd, tenaga Fasilitator dari ANRI, dra Sulistyowati, Asmum juga berharap arsiparis dan pegawai yang menangani arsip setelah mengikuti Bimtek ini memiliki kemampuan dalam mencari arsip yang tersimpan dengan baik secara cepat dan tepat tanpa memerlukan waktu yang lama. Selain itu meskipun saat ini semua berbasis digital namun kemampuan arsiparis masih sangat dibutuhkan.
Artinya kemampuan arsiparis dibutuhkan sambil menunggu digitalisasi.
Sebelumnya Kepala BKDPSDM Kota Medan Sutan Tolang Lubis dalam laporannya menjelaskan tujuan dilaksanakannya Bimtek ini untuk menjamin ketersediaan Arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah serta dalam rangka meningkatkan kompetensi bagi arsiparis dan pengelola arsip pada perangkat daerah di lingkungan Pemko Medan.
“Dalam bimtek ini peserta akan diberikan materi terkait instrumen pengelolaan arsip dinamis, penataan arsip inaktif, penyusutan arsip dan materi terkait jabatan fungsional arsiparis, standar kualitas hasil kerja serta praktek pengusulan dan penilaian kinerja jabatan fungsional arsiparis,” Sebutnya.
Pelatihan ini, lanjut Sutan Tolang Lubis akan berlangsung selama tiga hari dari tanggal 27 Februari sampai 1 Maret 2023 dan diikuti oleh seluruh arsiparis dan pegawai yang membidangi kearsipan di lingkungan Pemko Medan.
“Dalam Bimtek ini kita juga menghadirkan Tenaga Pengajar atau fasilitator dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yakni Dra Sulistyowati. Kita berharap peserta yang mengikuti Bimtek ini kemampuannya dalam mengelola arsip akan semakin meningkat,” harap Kepala BKDPSDM
Reporter : Syaipul Siregar
